Privatlivspolitik for Læger i VikTeam A/S og hermed koncernforbundne danske selskaber

I forbindelse med indgåelse af kontrakt med dig, indsamler og behandler VikTeam A/S, som dataansvarlig en række personoplysninger om vores medarbejdere.

I denne Privatlivspolitik beskriver vi vores behandling, brug og videregivelse af personoplysninger i den forbindelse.

Information og formål

Vi indsamler og behandler følgende typer personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger
  • Navn, privatadresse, e-mailadresse og telefonnummer
  • Identifikationsoplysninger, profilbillede herunder CPR-nummer
  • Dato for ansættelse, arbejdssted og stillingsbetegnelse
  • Arbejdstid, herunder vagt-og tjenestetider
  • Ferie og andet fravær
  • Løn og pensionsforhold, løntilskud, oplysninger af relevans for lønindeholdelse (fx skattegæld), udbetaling af løn, herunder lønrefusioner mv.
  • Bankoplysninger
  • Skatteoplysninger
  • Fradrag i lønnen (f.eks. betaling for kantineordning)
  • Personaleadministrative oplysninger, som f.eks. uddannelse og kvalifikationer, kurser, kompetenceprofil, jobønsker, medarbejderudviklingssamtaler, bedømmelser, beskæftigelse, tillidshverv, lån af diverse effekter og lignende
  • Kontaktoplysninger på dine nærmeste pårørende
  • Personalepapirer i øvrigt som CV, autorisation
  • Lægelige referencer
Særlige personoplysninger (Følsomme personoplysninger)
  • Helbredsoplysninger
  • Sygefravær.
  • Eventuelle oplysninger i forbindelse med arbejdsskader, fleksjob /, ansættelse på særlige vilkår, f.eks. skånejob.
  • Dokumenter i forbindelse med disciplinærsager f.eks. advarsler.
  • Straffeattest, børneattester og oplysninger vedrørende sikkerhedsgodkendelse

I din personalesag opbevarer vi også din ansøgning, ansættelseskontrakt og andre relevante oplysninger om dit ansættelsesforhold.

Hvis der sker ændringer i dine oplysninger, registrerer vi ændringerne.

Der kan være situationer, hvor vi håndterer oplysninger, der ikke fremgår af listen ovenfor.

Formål

De formål, som vi indsamler og behandler oplysningerne til er:

  • At sikre nødvendige og relevante oplysninger i forhold til varetagelsen af din rekruttering og efterfølgende ansættelsesforhold herunder evt. skånehensyn på baggrund af helbredsoplysninger
  • At kontakte vikaren med henblik på advisering omkring relevante vikariater evt. inkluderende skånehensyn
  • Overholdelse af gældende ansættelsesretlig lovgivning, herunder ansættelsesbevisloven, funktionærloven mv. og sikre overholdelse af gældende overenskomster.
  • Overholdelse af gældende data beskyttelses lovgivning (fx EU’s databeskyttelsesforordning, logningsbekendtgørelsen), herunder
    • Dokumentationspligt
    • Overholdelse af basale principper for behandling af personoplysninger og juridisk hjemmel for behandlingen
    • Iværksættelse og vedligeholdelse af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder men ikke begrænset til at hindre uautoriseret adgang til systemer og oplysninger, hindre modtagelse eller distribution af ondsindet kode, standsning af overbelastningsangreb (denial-of-service-angreb) og beskadigelser af computersystemer og elektroniske kommunikationssystemer
    • Undersøgelse af mistanke eller viden om sikkerhedsbrud og rapportering til individer og myndigheder
    • Håndtering af forespørgsler og klager fra registrerede og andre
    • Håndtering af inspektioner og forespørgsler fra tilsynsmyndigheder
    • Håndtering af tvister med registrerede og tredjeparter.

Automatiske, individuelle beslutninger

Personoplysninger behandles ikke til brug for automatiseret, individuel beslutningstagning eller profilering.

Kilde

Dine personoplysninger modtager vi fra dig, SKAT (evt. opdateret skattetrækprocent), Styrelsen for Patientsikkerhed (ved. evt. anmærkninger ifm. autorisationstjek), Opslag til autorisationstjek i Sundhedsstyrelsen (STPS system)

Vi behandler de modtagne oplysninger i overensstemmelse med denne Privatlivspolitik.

Det juridiske grundlag for indsamling og behandling af personoplysningerne

Det juridiske grundlag for vores indsamling og behandling af de generelle og almindelige personoplysninger er ansættelseskontrakten jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. For indhentning af kontakt informationer til brug for advisering af vikariater, samt profilbillede til  visuel identifikation er lovgrundlaget samtykke – artikel 6 stk. 1, litra a. Behandling af helbredsoplysninger ift. evt. skånehensyn er lovgrundlaget artikel 9. stk. 2 litra a – samtykke til indhentning af helbredsoplysninger.

Når vi indsamler personoplysninger direkte fra dig til brug for ansættelsen, er det fordi det er nødvendigt for at vi kan indgå en ansættelseskontrakt med dig. Du er ikke forpligtet til at give disse personoplysninger til os. Konsekvenserne af ikke at give os personoplysningerne vil være, at du ikke kan opnå ansættelse.

Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis processen er baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at tilbagekalde samtykket. Hvis du tilbagekalder samtykket, påvirker det ikke behandlingen forud for tilbagekaldelse af samtykket, herunder en videregivelse baseret på samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

Personoplysninger vil blive videregivet og delt med følgende modtagere:

  • Falck koncernens moderselskab, databehandlere eller 3.part
  • SKAT vedr. skattepligtige ydelser
  • Arbejdsmarkedets Tillægspension (ATP)
  • ACF (Arbejdsgivernes Centrale Ferieregister), Arbejdsmarkedets Feriefond og Feriekonto
  • Danmarks Statistik
  • Pensionskasser, banker og forsikringsselskaber
  • Arbejdsskadestyrelsen (anmeldelser om arbejdsskader)
  • Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB)
  • Arbejdsmarkedsstyrelsen (jobskabelsesordninger)
  • Kommuner vedrørende dagpengerefusion
  • dk
  • Indkomstregistret
  • DA (Dansk Arbejdsgiverforening), DA-Barsel og/eller Barsel.dk
  • Falcks eksterne og interne revision
  • Kunder, som regioner, kommuner, hospitaler m.fl., hvor du potentielt skal arbejde

I tilfælde af videregivelse vil det ske inden for rammerne af databeskyttelsesreglerne.

Hvis behandlingen er baseret på samtykke, har du ret til at tilbagekalde samtykket, det vil betyde at de pågældende oplysninger ikke længere vil kunne behandles af Falck, medmindre der er et andet lovligt behandlingsgrundlag. Tilbagekaldelse af samtykket vil, dog ikke påvirke den behandling, der har fundet sted forud for tilbagekaldelse af samtykket.

Overførsel af personoplysninger til databehandlere

Vi overfører dine personoplysninger til visse underleverandører, herunder it-leverandører mv., som behandler og opbevarer personoplysningerne på vegne af Falck.

Vores data behandlere er p.t.:

Personalehåndtering: Intelliplan, Lotus Notes, MailChimp

Fakturering og Løn: Navision, Perspektiv

Rejse Bureau til bestilling af rejser: Andersen Travel

Overførsel af personoplysninger til modtagere i lande uden for EU/EØS

Vi overfører dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS, da vi bruger eksterne leverandører til at behandle og opbevare de ovenfor anførte personoplysninger.

Det juridiske grundlag for overførslen er EU’s “Standard Contractual Clauses” samt Privacy Shield-rammebestemmelser for overførsler fra dataansvarlige til databehandlere i ikke-sikre lande uden for EU/EØS.

EU-Standardaftalen er tilgængelig på forskellige sprog

Information omkring Privacy Shield er tilgængelig på engelsk

Yderligere oplysninger om databehandlere og overførsler til modtagere udenfor EU/EØS kan fås ved henvendelse til business-support@falck.dk

Opbevaringsperiode

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at kunne opfylde de ovenfor anførte formål, dog ikke længere end fem år efter fratræden eller hvis der er andre frister i lovgivningen fx forældelses- eller bogføringsloven.

Der kan opstå tilfælde hvor vi er nødsaget til at opbevare dine personoplysninger i længere tid, f.eks. i forbindelse med en klagesag eller erstatningssag, hvor der kan være behov for at holde informationerne længere.

Dine rettigheder

Du har – med lovens begrænsninger – blandt andet ret til indsigt i personoplysninger, ret til at få ændret ukorrekte oplysninger, ret til at få slettet oplysninger, ret til at få begrænset oplysninger, ret til dataportabilitet og ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysningerne, herunder ift. automatiseret, individuel beslutningstagning.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet.

Sikkerhed og adgang til personale oplysninger

VikTeam har som dataansvarlig pligt til at beskytte de persondata vi behandler om vores medarbejdere. Du er velkommen til at rette henvendelse til os for yderligere informationer om vores databeskyttelsespolitik ved business-support@falck.dk

Dine personoplysninger findes i Intelliplan og Lotus Notes. Det er udelukkende medarbejdere, der har et sagligt behov for at tilgå personalemappen, som har adgang hertil. Der henvises i øvrigt til de interne sikkerhedsregler vedrørende behandling af personoplysninger i VikTeam.

Kontakt

Hvis du har spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger eller udnyttelsen af dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte os på business-support@falck.dk – eller Falcks databeskyttelsesrådgiver på dpo@falck.com